管理費などの保管に万全を期すこと。管理費等が勝手に使われない方法を構築するご提案です。

当社で推奨する管理組合の資金の保管方法について、概要をご説明いたします。 全体像をご理解いただければ幸いです。ご不明な点は、お気軽にお問い合わせください。

管理費等の収納・保管について

基本的な資金の流れ
各区分所有者様　⇒　管理組合理事長名義の預金口座に、直接管理費等を振り込む。

言い換えますと、管理費等は、管理会社名義の口座や、資金収納代行会社（ファイナンス会社等）等を経由せず、直接、管理組合理事長名義の口座に入金するという内容です。

この方法の良い点は、大切な管理組合の資金が、管理会社やファイナンス会社等でおきた事故に巻き込まれないこと。また、特別な手続きをしない限り、管理組合口座に入金された資金が、管理会社やファイナンス会社の意思だけでは、資金の移動が自由にできないというメリットがあります。

以上の考えを基に、マンションの管理の適正化の推進に関する法律に基づく、資金の保管方法に照らし合わせると、少し硬い話になってしまいますが、「第87条第2項第1項イ」という方法を基にご提案することになります。
国土交通省の資料からご説明しますと以下の通りになります。この図の中で、「収納口座」と「保管口座」を、管理組合理事長名義とする内容です。

管理費等の出納について

前述の通り、収納口座、保管口座を理事長名義とし、当該口座の印鑑を理事長、会計担当理事などが保管し、預金通帳を当社が保管することにより、資金の安全性を高めてまいります。

管理に要する費用の支払いが生じた場合は、以下の通り事務処理をおこないます。

１．管理会社：請求された費用の妥当性を確認する。業者等からの請求書等（①）
２．管理会社：①と併せて支払承認書（②）及び銀行預金引出伝票（③）を作成する。
３．管理会社：①、②、③を弊社会計担当責任者及びフロント職員相互で確認をおこない、
　　問題がなければ、理事長又は、会計担当理事など予め指定された管理組合役員へ提出する。
４．理事会役員：①、②、③の内容を確認し、問題無ければ②、③に捺印のうえ、管理会社に交付する。
５．管理会社：上記の決済を受けた支払い手続きをおこなう。
６．管理会社：上記結果を、毎月ごとに決算書を作成し、理事長、理事会役員へ提出する。
７．管理会社：上記に関わる帳票類を整理し、いつでも提出出来るよう保管する。年度末には必ず、
　　理事会にて決算の確認と、管理組合の監事による監査を経て、総会で報告をお願いする。